מרכז ק.מ.ה, כארגון שמטרתו לחזק את האיתנות בחברה הישראלית, החל לעסוק מה-7 באוקטובר בעשיית חירום אינטנסיבית בבתי ספר, ביישובים ובקהילות שאותם אנחנו מלווים. כמו כל החברה הישראלית גם אנו חווינו משבר אישי עמוק אך מנסים לשמור על אופטימיות ולהאמין שהתקופה הנוראה הזו תחלוף. המאמר שלפניכם עוסק באיתנות ארגונית. נבחן כיצד אנו, כהנהלה של ארגון חברתי שמנחה ומלמד מעל 10,000 אנשים בשנה ומעסיק כ-350 עובדים מכל גווני החברה, פועלים כדי לעבור את התקופה הזו בשלום ואפילו לצמוח ולצאת ממנה מחוזקים כאנשים וכארגון. התכנסנו באולפן הרדיו של אורנים, חמישה מנהלים ממרכז ק.מ.ה, כדי לשוחח על האופן שבו בחרנו לנהל את המשבר הנוכחי. מוזמנים להאזין לשיחה בפודקסט או לקרוא את עיקריה בהמשך המאמר.
כהנהלה גיבשנו מהר מאוד עמדה שלפיה הארגון ימשיך לפעול גם בתוך המשבר תוך שאנו 'משאירים את הראש מעל המים' ומבצעים את המשימות הנדרשות. זאת מכיוון שיש לנו אחריות כלפי השותפים, העובדים, המרחבים שאנחנו פועלים בהם והחברה הישראלית בכלל. מתוך תפיסה זו בחנו את אופן שבו אנו תומכים באנשים ומתנהלים כארגון. זוהי אמירה בסיסית חזקה של ארגון חפץ חיים.
איתנות ארגונית מושתתת על האיתנות האישית של כל אחד מהעובדים והמנהלים ולכן ביצענו מיפוי ארגוני שבו בררנו את האופן שבו כל אחד מהעובדים מצליח להחזיק את כל מערכות החיים, ובכלל זה כשיש בן או בת משפחה מגויסים או קשר לאנשים שנפגעו מהלחימה. בהתאמה, אנו מספקים תמיכה מתאימה שהינה קריטית בתקופה כזו. אנו מאמינים שחשוב לעבוד באופן הרבה יותר פרסונאלי וכדאי, עד כמה שאפשר, להגיע למשרד ולפגוש פיזית אחד את השני – הקרבה הפיזית מאפשרת קשר קרוב יותר, מחזירה את הארגון מהר יותר לסוג של שגרה ומשרה ביטחון. אצל כל אחד מהעובדים ומהמנהלים צפו צרכים שונים – היו כאלה שביקשו מרחב ושקט כדי להכיל את האירועים, אחרים ביקשו לעבוד ולבצע משימות קונקרטיות כדי להיות בעשייה. תפקידנו כהנהלה הינו לאזן בין הצרכים של עובדים לבין הצורך לבצע את המשימות אשר מקיימות את הארגון וזהו מתח מורכב שמנהלים צריכים להיות מודעים אליו.
בתקופת חירום מתגלות אצל אנשים יכולות שונות מאלו שקיימות בשגרה וחלקן תורמות לעבודת הארגון בעת משבר, לדוגמה כשעובדים יכולים לקחת על עצמם משימות של עובדים שמסוגלים לעבוד פחות בתקופה הזו. אחרים יכולים לסייע בתחומים כגון שיווק ויזמות שנדרשים מאוד בארגון בתקופת משבר.
איתנות בשגרה, שנבנית מתוך היכרות אינטימית של האנשים בארגון ומערכות יחסים שנבנות ביום-יום, היא הבסיס לחוסן בחירום. כשאנשים יודעים שארגון הוא לא רק מקום עבודה, שקיימת הקשבה לצרכיהם, שיש יחסי אמון ושציר היחסים מתקיים במקביל לציר המשימה, החזרה לשגרה בעת חירום מהירה יותר. תמיכה היא לא בהכרח לתת לאנשים את מה שהם מבקשים אלא את מה שאנו חושבים שנכון להם. ההיכרות האינטימית של המנהלים עם העובדים בארגון מאפשרת את חשיבת העומק הזו, של צורך מול מציאות, ואת ההתאמה הנדרשת.
היו לנו תוכניות עבודה מסודרות לשנה הקרובה, אשר ברגע אחד הפכו ללא רלוונטיות, ונדרשנו לפתח מחדש, בזמן קצר מאוד, חלקים גדולים מהעבודה שלנו כלפי חוץ. בתקופה כזו הנהלת הארגון נדרשת לשים דגש רב יותר על צד המשימה, למרות המורכבות האנושית, גם אם הדבר יכול להוביל למצבים של אי נוחות. כשאין ודאות חשוב להמציא וודאות – בשעת חירום מנהלים נדרשים לקבל החלטות ללא ידיעה של פרטים רבים המצויים בידם במצב של שגרה, אלא מתוך הנחות יסוד, ניסיון והכרעה. ולמרות זאת יש לדעת שהחלטות כאלה יכולות להשתנות, גם ברמה השבועית או החודשית, ביחס למציאות.
לצורך התמודדות עם העבודה בתקופה זו הקמנו חמישה צוותי משימה לחירום שאינם מתבססים דווקא על תפקידים קודמים אלא על יכולות של אנשים לעמוד במשימות אלו. צוותי המשימה רלוונטיים לתנאים החדשים שנוצרו אחרי ה-7 באוקטובר וההחלטה הזו יוצרת סדירויות ומבני פעולה נכונים יותר, שהינם קריטיים לעבודה של ארגון במציאות של חירום מתמשך.
