בגיליון הקודם הוצגה גישה לניהול והובלת צוות, המבוססת על העקרונות לפיהם פועלת קהילה. הוצג הרציונל של הגישה, עקרונותיה וכיצד היא באה לידי ביטוי בפועל. במאמר זה יוגשו מספר כלים, רעיונות ופעולות, המיישמים את העקרונות הלכה למעשה. לאור המציאות הנוכחית, בה מנהלי צוותים וארגונים נתקלים באתגרים חדשים בעקבות משבר הקורונה, יוצעו גם מגוון של רעיונות לניהול של עובדים מרחוק.
מאמר זה מבוסס בחלקו על הכלי 'חבורת משימה' שפותח בשדמות – המרכז למנהיגות בקהילה, מכללת אורנים (שדמי-וורטמן, 2010).
יישום עקרונות הגישה הקהילתית בהובלת צוות מחייב מתן הזדמנויות ליישום העקרונות בתוך שגרות העבודה, במנגנוני הפעולה ובתהליכי הניהול של הצוות. הדרך המוכרת והטובה ביותר היא לשלב את העקרונות הללו בישיבות הצוות הקבועות. מעבר להזדמנות לייצר קבוצה, זהו מפגש פנים אל פנים של כלל חברי הצוות, אשר מאפשר זמן מוגדר לחיבור בין אנשים ולקידום פעולות ומשימות. עם זאת, ניתן ורצוי ליישם זאת בכל שגרת עבודה אחרת ולבחון כיצד ניתן לבצע אותה מעט אחרת, כך שתיישם אחד או יותר מן העקרונות.
יש לשים לב כי אנו לא מציעים להקים קהילה מקצועית, כפי שממליצה למשל גיל מרטנס, המגיעה מעולם ניהול קהילות עסקיות. כמו כן, איננו מבקשים להתבונן על הארגון כקהילה, כפי שמציע למשל ד"ר מולי פלג, מומחה בינלאומי לניהול סכסוכים. אנו מציעים להשתמש בעקרונות הקהילתיים לניהול היום-יומי של הארגון או של העובדים, עבור ארגון שמעוניין לייצר לעובדיו מרחב עבודה נעים, אפקטיבי ויציב, לאורך זמן.
מוצגים להלן עקרונות הגישה הקהילתית לניהול צוות ודרכים ליישום שלהם במגוון פעולות, מנגנונים ומרחבים, הן פיזיים והן ארגוניים. יש לשים לב כי פעולות שונות יכולות לתת מענה לאותה מטרה ופעולה אחת יכולה גם לתת מענה למטרות שונות.
| מטרה ארגונית | עקרון פעולה | יישום בסביבת עבודה פיזית | יישום בסביבת עבודה מקוונת |
| הגברת המוטיבציה והאמונה ביכולת העצמית וברצון של כל עובד לפעול | עובד הוא מעבר למקצועיותו – לכל אחד יש מכלול דברים ייחודיים לו. ידע: כל הידע שרכש העובד בדרכים פורמליות (לימודים אקדמיים או מקצועיים) או בלתי פורמליות (תחביבים, לימוד עצמי וכדומה) מיומנויות: כל הדרכים בהן מנצל העובד את הידע שרכש, כולל ניסיון, כישורים ומומחיות תפיסות וחלומות: דברים החשובים לעובד כאדם; תחומים בהם הוא פעיל בחייו האישיים | מפגש צוות לזיהוי הנכסים האישיים: כל עובד כותב על דף את מכלול הידע, הכישורים והתפיסות שלו. בצוות המונה יותר מ-5 אנשים מתחלקים לזוגות וכל אחד מספר לשני מה כתב. המאזין יכול להוסיף דברים שלא נאמרו, מתוך היכרות או באמצעות שאלות. בסיכום המפגש כל אחד בוחר ידע/מיומנות/תחום דעת שהיה רוצה ללמוד מחבר צוות אחר | סינכרוני: בלוח שיתופי (Padlet או Jamboard) כל עובד כותב על פתק עם שמו את שלושת המרכיבים (ידע, מיומנויות, תפיסות). כותבים על פתקים בצבעים שונים: ידע על פתק צהוב, מיומנויות על פתק ירוק, תפיסות על פתק ורוד. כך ניתן לראות את מכלול הידע, המיומנויות והתפיסות של הצוות בצורה ויזואלית וגם ניתן לשמר אותם. בסיכום המפגש כל אחד בוחר ידע/מיומנות/ תחום דעת שהיה רוצה ללמוד מחבר צוות אחר א-סינכרוני: כל עובד ממלא בזמנו החופשי מסמך שיתופי (כגון Dox). עובדים אחרים יכולים לשאול שאלות או להעיר ולהוסיף |
| חיזוק הקשרים והעמקת ההיכרות בין עובדים בצוות או בארגון | עובד הוא יותר מאשר תפקידו, ארגון הוא יותר מאשר מקום עבודה. ציון משותף של אירועים משני תחומים: *מעגל החיים של העובדים (ימי הולדת, אירועים אישיים כגון חתונה, מעבר דירה וכדומה) *מעגל השנה (חגים, ימים לאומיים/ בינלאומיים כגון יום המשפחה, יום כדור הארץ וכדומה) | בכל שנה מחליטים על דרך אחרת לציין יום הולדת של עובדים: *העובד מביא מהבית חפץ בעל משמעות ומספר עליו *חידון על העובד *משימה הניתנת לעובד *העובד נותן מתנה לארגון *העובד מספר משהו שלא יודעים עליו | סינכרוני: *בן/בת משפחה מתארחים, מספרים על העובד ומברכים אותו *העובד מראה את הפינה האהובה עליו בבית ומספר עליה *'סליחה על השאלה': 4-3 חברי צוות שואלים את העובד שאלות שאינן קשורות לעבודה א-סינכרוני: שולחים פרחים/שי צנוע/ ברכה אישית לבית העובד |
| קידום השפעה ארוכת טווח של משימות הצוות והארגון | יצירת שיח משותף והתנסות חיובית משותפת בהפעלה של יוזמה/פעולה. בחירה של תהליך, החלטה, מדיניות או פעולה, אשר המנהל מבצע בדרך כלל לבדו, ושיתוף של הצוות מהשלב הראשון ועד הביצוע. הגדרת יעדים ומדדי הצלחה לביצוע (צוותיים ואישיים) | הכנסת ממד אישי לפגישות עבודה שוטפות, כגון: *התחלת כל פגישה בסבב 'מה נשמע'. ניתן לביצוע הן בישיבות צוות והן בפגישות אישיות. הסבב יכול להיות סביב משהו אישי (משהו משמח/מרגש/ מצחיק שקרה לי השבוע מחוץ לעבודה) או מקצועי (משהו טוב/מעצבן/ משמעותי שקרה לי השבוע בעבודה) | סינכרוני: חלוקה לחדרים בתחילת מפגש זום, כאשר נושא השיחה קשור לעולם האישי (חלום ילדות; לו לא הייתי במקצוע הזה, מה הייתי; ספר/סדרה שאהבתי לאחרונה וכדומה) א-סינכרוני: משימה קטנה בזוגות/ שלישיות, שאינה בהכרח שייכת לעבודה. למשל: לתכנן את ישיבת הצוות הבאה כמפגש חברתי; להכין אוגדן טיפים להורים צעירים; לאסוף מתכונים קלים לימי עבודה מהבית וכדומה |
| העמקת גאוות היחידה ותחושת השייכות לצוות ולארגון | קהילתיות כשיטת עבודה: מתן תחושות של משמעותיות, שייכות, מחויבות, אמון והדדיות לעובדים, בתוך הצוות ובתוך הארגון | משמעותיות: עובד מלמד בישיבת צוות או ביום גיבוש נושא הקשור לעולמות התוכן האישיים שלו; עובד מציג פעולה שביצע מחוץ למקום העבודה (מקום התנדבות; משהו שקידם בתחום שקרוב לליבו) שייכות: *יצירת גאוות יחידה וסיפור משותף לצוות/ארגון, למשל לוגו וסיסמה המודפסים על חפצים שונים ליצירה של נראות, הן פנימית והן חיצונית. *חיבור ערכי ורגשי למטרות הארגון, לפחות פעם בשנה (הערכה ודיון על המטרות; תזכורת לחזון וכדומה) מחויבות: עידוד פעולות הנובעות מתוך מוטיבציה פנימית, לדוגמה: מתן משימות המתחברות לכישורים ולידע של העובד אמון: העמקת ההיכרות הבין-אישית באמצעות 'אחד משלנו' – בכל ישיבת צוות, כל עובד מקבל 10 דקות להציג את עצמו בכל אמצעי שיבחר (סיפור, חפץ, משחק, שיר, סרטון, הפעלה) הדדיות: *התייעצות עמיתים בישיבות צוות (בכל פעם מאפשרים למישהו אחר להביא דילמה וכל השאר נרתמים לעזרתו *חיבור נקודתי ומשתנה בין עמיתים סביב חוזקה של אחד וצורך של אחר | סינכרוני: בכל ישיבה, אחד העובדים מביא 'כיבוד רוחני' – השראה והעשרה לנפש, מעולמות התוכן הקרובים אליו (שיר, תמונה, ציטוט, משל, סרטון וכדומה) א-סינכרוני: בכל שבוע כל עובד מקבל התייחסות אישית מהמנהל הישיר או הארגוני (לא רק משהו גנרי ממשאבי אנוש!), באמצעות מייל, שיחת טלפון או כל דרך אחרת |
| סינכרוני: פעילויות ODT המותאמות לזום (משימות משותפות, משחקי העמקת הכרות וכדומה) א-סינכרוני: שיתוף העובדים בחידוש לוגו/מוטו של הארגון | |||
| סינכרוני: משימה משותפת שהיא תחרות מול צוותים אחרים. הצלחת המשימה תלויה בכל חברי הצוות א-סינכרוני : | |||
| סינכרוני: *העמקת ההיכרות הבינאישית באמצעות 'אחד משלנו' – בכל ישיבת צוות, כל עובד מקבל 10 דקות להציג את עצמו בכל אמצעי שיבחר לנכון (סיפור, חפץ, משחק, שיר, סרטון, הפעלה, סיור מצולם בבית) *התייעצות עמיתים בישיבות צוות (בכל פעם מאפשרים למישהו אחר להביא דילמה וכל השאר נרתמים לעזרתו א-סינכרוני: מנטורינג (עובדים וותיקים חונכים עובדים חדשים) |
תפיסת הקהילתיות כוללת בתוכה את עיקרון השוויוניות והסימטריה – אין בהכרח מומחה אחד יודע כל וחלק גדול מן הניסיון ומן הרעיונות נמצאים בידיים של כולנו. לכן, הינכם מוזמנים להגיב ולשתף ברעיונות ובדוגמאות נוספים לאופן בו אתם מיישמים את העקרונות, הן במפגשים פנים אל פנים והן בניהול מרחוק. הינכם מוזמנים להשתמש ברעיונות המפורטים מעלה ולהתאים, ליישם ולפתח אותם באופן הנכון ביותר לכם ולארגון שלכם. מקורות: וורטמן-שדמי, ש'. (2010). חבורת משימה – פדגוגיה למימוש קהילתיות. בתוך: שדמות – מרכז למנהיגות בקהילה, מכללת אורנים. לשם שינוי ביחד: בינוי קהילה – פיתוח הון חברתי כבסיס לקהילתיות מתחדשת. תל אביב: השירות לעבודה קהילתית, משרד הרווחה והשירותים החברתיים. עמ' 175-177 |
